Scope Creep

¿Qué es Scope Creep?

Si has llegado a este artículo es porque de seguro eres un entusiasta del mundo de la gestión de proyectos y el marketing digital. Incluso en el mejor de los casos eres líder o director de empresa de cualquier ramo y te aborda la duda sobre qué es Scope Creep. En el peor: eres víctima de este síndrome… Y quizá no te has percatado del todo que tan grave puede llegar a ser o cómo afecta esto a tu empresa.

¿Te hemos asustado lo suficiente? Nuestra intención no es esa. Solo queremos alertarte sobre qué es Scope Creep para que no caigas en este error. Y si lo haces, pues solo queda enmendar.

Comencemos por definir… El Scope Creep se refiere a aquellos cambios inesperados o no controlados a los requerimientos técnicos que hace un cliente durante la ejecución de un proyecto. Y que no fueron considerados en ningún momento por las partes porque no se veía contemplada la probabilidad de ocurrencia.

Dicho de otro modo, el Scope Creep es la adición de funcionalidades y requerimientos a un proyecto andante sin tomar en cuenta que ya existía un contrato cerrado. O unas especificaciones claras sobre cómo debía marchar.

Esto pone en jaque al cliente que en muchos de los casos no es consultado a tiempo sobre los cambios. Trayendo como consecuencia que este no esté de acuerdo con la situación pudiendo cancelar el proyecto.

Y si el cliente (como es común) es el que decide dar un giro imprevisto al proyecto. La empresa gestora reciente tanto en términos de presupuesto como de tiempos de entrega. ¡Todo un dolor de cabeza!

¿Por qué sucede el Scope Creep?

En primera instancia, el Scope Creep sucede por mala comunicación. Si las partes involucradas en un proyecto no transmiten con exactitud sus requerimientos o posiciones sobre un contrato de trabajo comenzarán a surgir incompatibilidades.

Sin una buena comunicación al principio del proyecto, lo demás se descalabrará de manera irremediable. De igual forma podemos mencionar otras condicionantes adversas:

• No comprender lo que el cliente solicita: Puede suceder que al aceptar el proyecto de tu cliente por la premura de ganar el contrato obvies puntos importantes como detalles del proceso. Requerimientos y presupuesto. Tiempo de entrega o prórroga y otras variables del entorno.
• El cliente no tiene claro lo que quiere: En este caso el cliente va sobre la marcha del proyecto y cuando se percata de alguna disconformidad se hace necesario retroceder.
• Agregar funciones al proyecto: Esto sucede cuando el contratado no sabe decir que no o quiere complacer al cliente a toda costa. Estos nuevos cambios suelen cambiar de manera drástica la continuidad del proceso. Evita este error poniendo límites a tu cliente.
• Factores externos: Las dificultades logísticas o emergencias personales son tan solo algunos ejemplos. Sin embargo, a pesar de que estos factores son impredecibles y poco se pueden controlar con una buena previsión, sí que es posible minimizar sus riesgos mediante una buena planificación previa.
• Comunicación excesiva con el cliente: Cuando la empresa da licencia para que el cliente adopte una actitud intrusiva, suelen aparecer muchas ambigüedades e ideas dispersas sobre el proyecto. Lo mejor será contar con un director de planificación que impida que todo esto pase.

Sin embargo, a pesar de que conozcas todos los motivos por los que surge el Scope Creep es posible que continúe apareciendo. Como respuesta a ello, a continuación te dejamos algunos tips que te ayudarán a evitarlo…

¿Cómo evitar los Scope Creep en tus proyectos?

Hemos definido en la parte anterior que el principal problema del Scope Creep es la falta de comunicación. En base a ello, se deben tomar las previsiones necesarias para evitar falencias en la comunicación entre tu cliente y tu empresa.

¿Cómo hacerlo? Toma nota de estas recomendaciones:

• Definir el contrato con claridad y objetividad. Si puedes hacer uso de la tecnología blockchain para tu contrato, pues mucho mejor. Debido a que este lo blinda de hechos corruptibles.
• Ejecutar un proceso de revisión controlado. Antes y durante la marcha al proyecto, hacer una serie de escrutinios controlados del proyecto (máximo 3 revisiones, por ejemplo) y si suceden cambios modificarlos con tiempo.
• Estimar los plazos de entrega y prórroga del proyecto. Para evitar quejas de tus clientes a la hora de la culminación del trabajo.
• Tomar en cuenta el alcance del proyecto. Y puntualizar si es factible permitir añadiduras dentro del proyecto o no.
• No complacer al cliente. Si ya está convenido un contrato de proyecto. Y todo ha quedado claro en fase previa evita a toda costa complacer a tu cliente con cambios fuera de lugar. No dejes que tu proyecto se corrompa, pues al final tu reputación como empresa respetable se esfuma. Trayendo dolores de cabeza a ti y a tu equipo de trabajo.