Workflow
¿Qué es workflow?
En la actualidad la competitividad de los mercados es voraz. Por tanto, las empresas que no planifiquen cada uno de sus pasos e incurran en improvisaciones, tarde o temprano, fallará en sus procesos.
Un error de ese tipo puede eclipsar todo el esfuerzo realizado hasta ese momento. Y es que la experiencia ha demostrado que, por lo general, las empresas exitosas tienen un denominador en común: son minuciosas con respecto a cada uno de los pasos que dan.
Atendiendo a esa consideración, en esta oportunidad queremos hablar sobre una técnica indispensable para maximizar la eficiencia de tus procesos: el workflow o flujo de trabajo. ¡Te sorprenderán los beneficios que esta metodología tiene para ofrecer!
Este término describe la estandarización de los pasos que deben completarse para poder cumplir de forma exitosa una actividad. Con el workflow, o flujo de trabajo, se garantiza que cada operación realizada sea lógica, así como consecuente y complementaria con el resto.
En términos prácticos, con el workflow se pretende delinear el mejor camino para alcanzar una meta determinada. Por ende, pasa a ser el plan general al cual deberán suscribirse todos los colaboradores que actúen en la empresa.
Con esta técnica se pueden especializar todas las actividades en el contexto empresarial. Por ejemplo, un workflow resultaría útil para el área de ventas o de comercialización, así como en marketing y mucho más.
Sin embargo, es necesario que la persona encargada de delinear el flujo de trabajo cuente con la capacitación necesaria para hacerlo. Una concepción errónea puede desvirtuar por completo el proceso en cuestión.
Pero, más allá de eso, el flujo de trabajo destaca por su versatilidad: Se adapta a esos problemas que tanto necesitas resolver. ¿Quieres dominar esta técnica? ¡Entonces continúa leyendo!
Tipos de workflow
Pensar que un mismo workflow puede ajustarse a todo tipo de proyectos sería una utopía. Cada caso requiere la realización de un plan adaptado a él que sea capaz de extraer el máximo potencial posible: Algunos ofrecen más libertades, mientras que otros destacan por su rigidez.
Ahora bien: ¿cómo saber cuál flujo de trabajo debes utilizar? ¡Conociendo lo que cada variante tiene para ofrecer! Para ayudarte durante el proceso, a continuación te presentamos los tres tipos de workflow más utilizados:
- Ad Hoc: el nombre de esta variante corresponde a una expresión en latín que se traduce al castellano como “para esto”. Se debe a que los parámetros, así como las reglas de esta variante de workflow, son personalizadas para el caso en cuestión. Por ende, siempre existirá un margen para introducir cambios siempre que se considere necesario.
- De producción: el objetivo de esta variante es obtener resultados muy específicos de forma masiva y controlada. Para que eso sea posible es necesario que el sistema delimitado tenga bases claras que no admiten discusión. Todo lo estipulado en él deberá seguirse a rajatabla, por eso es importante que la planificación inicial esté bien fundamentada.
- Administrativo: se podría decir que este tipo de flujo de trabajo es un híbrido entre el ad hoc y el de producción. ¿Por qué? Pues se basa en una serie de directrices preestablecidas aplicadas en tareas que no destacan por su complejidad. En consecuencia, se deben fijar las reglas del juego para que todo funcione bajo ciertos márgenes de productividad, sin obviar la posibilidad de introducir cambios.
Ventajas del workflow
- Todos los integrantes de la empresa estarán alineados no solo bajo los mismos objetivos, sino también en función de las prácticas de trabajo que permitirán hacerlos realidad.
- Las comunicaciones internas, así como la gestión de la información, serán más sencillas. Todos sabrán el rol que deberán cumplir y ante quién reportan sus resultados.
- Con el workflow se logra una reducción exponencial de los tiempos,
- gracias a que las directrices de trabajo están sobre la mesa. Si todas las personas hacen lo que se espera de ellas, la empresa funcionará como una máquina perfecta.
- Al estar todo organizado, los equipos de trabajo aumentarán su rendimiento de modo tal que sus resultados específicos serán mejores y eso redunda en una mejor reputación de la empresa.
¿Cómo crear un flujo de trabajo?
Una vez que te hemos explicado todas sus ventajas, probablemente ahora quieras aprender cómo usar workflow. Te lo explicamos a través de 4 pasos:
- Establecer objetivos: el primer paso será determinar aquello que quieres conseguir. ¿Cuál es la razón de ser del workflow? ¿Sobre qué procesos quieres intervenir? Recuerda que los objetivos deben ser medibles y tener una fecha de cierre. De esa forma podrás controlarlos en todo momento.
- Diseña el flujo de los trabajos: una buena idea es apoyarse en herramientas visuales como mapas o esquemas. Así podrás distinguir la secuencia de cada paso y divulgar entre todos los colaboradores. Durante este paso tienes que considerar todos los escenarios posibles. ¡Es mejor prevenir que lamentar!
- Ejecución: gracias a los pasos anteriores ya tendrás la mesa servida para implementar lo planificado en tu flujo de trabajo. Lo mejor será que comiences con una simulación controlada para detectar posibles desviaciones que puedan ocurrir. Si surgen inconvenientes, corrígelos a tiempo. ¿Todo salió de acuerdo a lo esperado? ¡Entonces no des marcha atrás!
- Comprueba los resultados: en este punto deberás recurrir a los objetivos trazados inicialmente para cotejarlos con los resultados obtenidos. ¿El plan se cumplió de acuerdo a lo previsto? ¿Se alcanzaron las metas pronosticadas? Bajo ningún motivo puedes saltar esta fase analítica, pues te servirá como fundamento para futuras acciones. En muchos casos, el workflow perfecto es posible gracias a un proceso iterativo previo. ¡Así que no te olvides de mirar tus resultados!
¿Cómo aplicar un flujo de trabajo en marketing digital?
En el caso de que tu planificación se dirija al mundo del marketing digital, existen ciertas consideraciones a tener en cuenta.
La primera de ella es definir el área o las necesidades que pretendes cubrir: ¿Definir tu buyer persona? ¿Establecer la mejor campaña de contenidos o lanzar una estrategia de ads? Como esas existen muchas otras metas posibles. Así que no empieces sin antes saber a dónde quieres llegar.
Sea cual sea el caso, el flujo de trabajo será una parte integrante del buyer journey de tu empresa., así que cada acción debe alinearse a ese macroobjetivo.
Siempre será importante que todas las decisiones que tomes estén respaldadas por un procesamiento de información previo. Así que en tu plan no debe faltar la fase de recopilación de datos, ya sea a través de estudios de campo o cualquier otro método.
Una vez tengas eso controlado, procesa la información para obtener datos tangibles. ¿Qué es lo que las personas esperan de tu marca? Esa respuesta te indicará el siguiente paso a seguir. Tal como te hemos comentado, los workflows deben ser personalizados. ¡Escucha lo que tanto el mercado como tu audiencia te están queriendo decir!
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