Los mejores programas para gestionar las vacaciones online

Los tiempos cambian y, quizás debido a la competitividad, las exigencias de algunos sectores o las nuevas tecnologías, cada vez más las empresas ofrecen sus productos y servicios ininterrumpidamente durante todo del año.

Así, el tradicional cartel “Cerrado por vacaciones” ha dejado de verse paulatinamente y ello ha generado más trabajo a los responsables de equipos y a los directores de recursos humanos con la gestión de las vacaciones del personal.

Si hace unos años no había casi discusión -la empresa cierra en agosto y listos-, actualmente es preciso coordinar equipos y organizar el calendario anual de sus vacaciones con meticulosidad para que siempre haya gente de retén mientras otros disfrutan de sus días de descanso.

Existen muchos programas de gestión de vacaciones para empleados y páginas web que ayudan a las empresas a organizar, también, las bajas por enfermedad, maternidad, permisos retribuidos, visitas al médico, plantilla de horario de trabajo, etc. A continuación te detallamos algunas de las más completas y fáciles de implementar en tu compañía.

Bizneo HR

Es un software de vacaciones de empleados para empresas de cualquier tamaño que incluye módulo de control horario y gestión de turnos.

La herramienta permite tanto la autogestión de los trabajadores para empresas más flexibles (balance de días, notificaciones, gestión de solicitudes) como una personalización y seguimiento avanzado para políticas de vacaciones más estrictas o específicas (flujos de aprobaciones, ausencias parciales, movilidad, multiconvenios, ajustes anuales…).

Algo que valoran sus usuarios es que incluye visión por cuadrantes para evitar solapamientos e incorpora versión app para facilitar tanto el día a día de la oficina como el teletrabajo. En definitiva, un sistema que optimiza la planificación y el control del tiempo de trabajo gracias a una tecnología top al alcance de todas las empresas.A nivel de informes, la propia herramienta genera datos de absentismo e histórico de ausencias para controlar los días trabajados por la plantilla.

El sistema se puede combinar con +10 softwares que cubren la gestión total del ciclo de vida del empleado: reclutamiento, selección, gestión, desarrollo y fidelización.

Se puede probar gratis con una visita guiada y el precio se adapta y varía en función al número de usuarios y funcionalidades a contratar.

Timetastic

Timetastic es una aplicación fácil de usar y muy intuitiva visualmente. Cada empleado tiene un calendario personal y un resumen de los días disponibles para todo el año. Permite mantener un seguimiento de los días libres disponibles y planificar el año en curso o el próximo.

Pueden planificarse fechas con antelación o echar la vista atrás para consultar las vacaciones que ya se han disfrutado y ver de forma muy simple cuántos días disponibles nos quedan.

La línea gráfica del cuadrante de vacaciones con el resumen de todas las fechas siempre está actualizada y es muy sencilla de revisar.

Usando las integraciones de calendario puedes sincronizar Timetastic directamente con un calendario de tu elección; Outlook, Gmail y Apple son compatibles.

El empleado tiene que clicar en las fechas que desea tomarse y la solicitud llega directamente a su responsable, quien las aprueba o las rechaza con un simple clic. El empleado recibe automáticamente un email comunicándole el resultado de su solicitud.

El responsable del equipo puede agrupar a los empleados por equipos, establecer el número mínimo de personal que desea tener disponible y ver con antelación las coincidencias de fechas solicitadas antes de aprobarlas.

El empleado, a través del mural gráfico interactivo, tiene a simple vista el calendario de los demás miembros de su equipo, de esta manera puede solicitar sus días teniendo en cuenta quién estará trabajando o no durante las fechas que quiere pedirse, evitando de antemano posibles conflictos.

Cada empleado tiene un horario de trabajo dividido en dos sesiones para tener en cuenta el descanso para el almuerzo. Su semana de trabajo se refleja en los calendarios del equipo para que se pueda ver quién y cuándo trabaja.

Timetastic también muestra los días festivos de cada región, de hecho, cuenta con un registro de festividades de casi todo el mundo.

Woffu

Woffu es una plataforma de gestión de turnos de trabajo, cálculo de vacaciones y bajas laborales pensada para optimizar el tiempo de los empleados, facilitando la comunicación y transparencia interdepartamental.

En sus estadísticas aseguran que consiguen un ahorro del 85% de los costes de gestión y garantizan una reducción del 20% de las ausencias. Es una herramienta muy orientada a facilitar las tareas y los procesos de los responsables de RRHH.

Gestión de vacaciones y ausencias

Permite solicitar las vacaciones y las ausencias de forma rápida y desde cualquier lugar, con la posibilidad de adjuntar justificantes pertinentes.

Cada empleado puede ver en todo momento las vacaciones que le quedan y planificar fácilmente los días disponibles. También tiene una plantilla de solicitud de vacaciones por horas.

El responsable del equipo valida las solicitudes al instante con solo un clic y puede establecer normas a partir de la vista calendarizada de las fechas de los empleados.

El departamento de RRHH tiene a su disposición resúmenes de los calendarios de ausencias, así como informes a tiempo real.

Control horario y gestión de la presencia

En la configuración previa se crea la estructura de los horarios, con sus descansos y se pueden crear periodos de trabajo rotativos. En todo momento se puede comprobar quién está presente y quién ausente.

El responsable está al corriente de las horas que deben trabajar los empleados y estos pueden ver visualizar fácilmente su jornada laboral.

La herramienta realiza diariamente el descuento automático de los descansos y permite devolver las horas extra de los empleados.

Gestión de turnos

Woffu posibilita la creación de una cantidad ilimitada de horarios fijos, flexibles y rotativos. Asigna fácilmente los horarios de trabajo a los miembros de cada equipo y departamento. Asimismo, informa a los empleados de las horas de trabajo asignadas cada semana.

Comunicación interna

Los responsables de equipo pueden enviar comunicados y novedades a los empleados, tanto de forma individual como en grupo.

Gestión de documentos

Contratos, nóminas, justificantes, etc, pueden compartirse con los miembros del equipo de forma personalizada y desde cualquier dispositivo. Estos pueden categorizarse por persona, equipo o tipo de documento y se pueden clasificar en carpetas personalizadas.

Firma digital

La firma de documentación relacionada con RRHH se hace de forma ágil y segura, y desde cualquier dispositivo.

Según las estadísticas, el 76% de la documentación es firmado el mismo día a través de la firma digital y el 97% se realiza durante los primeros 5 días.

Informes de RRHH

La plataforma puede realizar todo tipo de informes y gráficas sobre absentismo laboral, bajas por enfermedad, etc y calcular automáticamente finiquitos a través de informes personalizados de los empleados. También es capaz de analizar los patrones laborales de cada departamento.

Sesame

Sesame es una de las herramientas online de gestión para el cálculo de vacaciones y calendario anual más importantes. Entre su cartera de clientes figuran Ikea, Puma o Galp Energía y aseguran contar con más de 3000 clientes.

Su sistema es sencillo, ágil y seguro, y busca simplificar los procesos de registro y cálculo de vacaciones, tanto para los empleados, como para los responsables de equipos de trabajo.

Control horario

Es una herramienta centrada en su app para el empleado, compatible con IOS y Android, que tiene todo integrado, desde el fichaje geolocalizado, hasta la solicitud de vacaciones.

Cualquier tablet que tenga instalada su app Sesame Wall ya sirve para colocar en un punto de acceso y que los empleados fichen al entrar.

También ofrece sistemas de reconocimiento biométrico con huella y facial, así como control del personal trabajando en cada momento, informes y alertas de fichajes y cumplimientos de horarios.

Planificación

Dispone de un organizador de tareas muy sencillo con el que puedes comprobar el tiempo que dedica el equipo en cada una. Con ella, puedes asignar tareas de forma individual y establecer responsables de proyectos. En cualquier momento ves quién está trabajando en cada tarea y proyecto.

Teletrabajo

La herramienta se adapta cómodamente al teletrabajo, ya que está pensada para gestionar tiempos y procesos en remoto, desde cualquier lugar. Simplifica el trabajo de los equipos en cuanto a tiempos y tareas para una conciliación más eficaz.

absence.io

Mediante diferentes planes adaptados a cada tipo de empresa, absense.io ofrece un servicio completo y sencillo para gestionar las vacaciones, las ausencias y las horas hechas por los equipos de trabajo.

Gestión de vacaciones

La planificación de vacaciones se controla y se realiza desde una única solución de software, los procesos de solicitud y aprobación son muy rápidos desde el empleado hacia su responsable y viceversa. Los empleados tienen constantemente a la vista los días que les quedan de vacaciones, así como el calendario del resto del equipo con sus correspondientes vacaciones. La gestión de sustituciones también se realiza de forma muy clara y sencilla.

Gestión de ausencias

Puedes definir los tipos de ausencias en base a las necesidades concretas de tu empresa, desde bajas por enfermedad, hasta el teletrabajo puede gestionarse desde la misma plataforma con pocos clics y desde cualquier dispositivo.

Expediente de personal digitalizado

absence.io también permite centralizar documentación y datos de los miembros del equipo, todo queda almacenado en la nube y podrás acceder a la base de datos de los empleados, así como a los archivos generados desde cualquier parte. Usan una tecnología de encriptación que garantiza una absoluta seguridad.

Registro de horas

Cada empleado dispone de una cuenta de usuario desde donde podrá fichar con un solo clic al iniciar o finalizar su jornada o indicar las pausas laborales desde cualquier terminal. Este sistema permite también aplicarlo en un terminal de registro para que los empleados fichen con su tarjeta de identidad al entrar y salir de su puesto de trabajo.

Factorial

Cuenta con una amplia cartera de clientes, más de 60 000 empresas utilizan su plataforma, entre las que se encuentran holaluz, ulabox o ecooltra. Al igual que las anteriores, Factorial permite gestionar de forma automática solicitudes de vacaciones, ausencias, turnos, envío de documentos, etc desde la misma plataforma o desde su app, que está disponible en iOs y Android. También aporta otras funcionalidades interesantes que conviene destacar:

Incidencias en nóminas

Se puede gestionar cualquier asunto relacionado con las nóminas de los empleados, desde altas y bajas, hasta definición de suplementos y variables, pasando por solicitud de firma electrónica. Permite crear informes personalizados con todo tipo de datos: contratos, finiquitos, tipos de contratos o jornadas laborales, organigramas, etc. Todos los informes son descargables en formato Excel.

Firma electrónica

Permite solicitar las firmas electrónicas de los documentos que se envían a los empleados, que quedan guardados de forma automática una vez han sido firmados. El sistema de firma electrónica sencillo, cómodo y totalmente seguro.

Plan de acogida a empleados

Facilita la planificación de las acciones de inducción en las empresas con sus nuevos empleados, lo que favorece su integración de forma rápida y cómoda. Se reduce el tiempo que los responsables dedican a tareas repetitivas, lo que ayuda a dedicar más tiempo a ideas que generen mejores experiencias a los recién llegados.

Evaluación del desempeño

Ofrece diferentes métodos de evaluación de los empleados, desde evaluaciones 180º o 360º, autoevaluaciones y evaluaciones por un supervisor. También tiene un modelo de desempeño muy flexible, con evaluaciones personalizadas y editables o, si lo prefieres, se pueden crear modelos propios. Los empleados pueden rellenar las evaluaciones desde la misma plataforma y los responsables las revisan y crean informes personalizados de forma rápida y fácil.

Whosoff

Herramienta adaptable a todos los sectores, desde empresas de servicio público como escuelas u hospitales, hasta pequeños comercios a pie de calle, pasando por compañías tecnológicas o agencias de viajes.

Solicitudes de ausencias

Los dispositivos móviles son el canal principal de uso de la herramienta, junto con el ordenador personal, de modo que el empleado puede presentar sus solicitudes desde su smartphone y sus mandos directos reciben la información necesaria para poder conceder el permiso, sea cual sea. Algunos permisos pueden otorgarse automáticamente, según esté configurada la cuenta de cada empleado. También permite que empleados informen sobre otros miembros del equipo que se encuentren fuera de la oficina, por diferentes motivos.

Solicitudes de horas extras

El personal puede registrar las horas extras que ha realizado a través de las aplicación móvil o a través de su ordenador. Las solicitudes de horas extras se envían a su supervisor para su rápida validación.

Permite establecer diferentes tipos de horas extras adaptándose a las necesidades de cada empresa, desde el tiempo de trabajo adicional de un día, hasta jornadas dobles o fines de semana. También se puede solicitar tiempo libre a cambio de las horas extras realizadas.

Ver quién está y quien no está, o estará

Puedes saber a simple vista qué miembros del departamento, o de toda la empresa, están trabajando y quién no, en el mes en curso o cualquier mes anterior, así como visualizar las ausencias programadas para el año siguiente.

Procesos en grupo

Dispone de herramientas para gestionar fácilmente procesos de grupos enteros de personal. De modo que puedes gestionar permisos de horas o días enteros a grupos grandes de usuarios, lo cual es muy útil y días de vacaciones generales de una empresa, como el día de Navidad o para días en los que la compañía cierra para eventos formativos del personal, por ejemplo.

Para empresas que permiten que su personal replique las vacaciones de un año a otro, WhosOff facilita la transferencia de esos días de año en año y asegurar que los permisos del personal se respeten correctamente.

Gestión de RRHH

Los responsables de recursos humanos tienen en esta herramienta prácticas funcionalidades para la realización de informes del personal, como la gestión de períodos de prueba, revisiones trimestrales, certificados o planes de beneficios de empresa. Asimismo, tiene integrados módulos con información esencial de los empleados como por ejemplo contactos de emergencia y permite que esta información sea cumplimentada por los propios empleados.

Informes

WhosOff Incluye varios tipos de informes sobre los empleados, como reportes anuales o por intervalos de fechas detallando los permisos o desglosándolos por tipo de vacaciones o bajas. Los datos de todos los informes que se pueden generar con la herramienta son fácilmente exportables a .csv.

Integraciones

WhosOff te permite integrar los datos de tu cuenta con otros sistemas utilizados por tu organización, como calendarios o accesos directos a otros datos a través de su API.

Panel de control

La interfaz de WhosOff es esquemática y agradable, se presenta con una visión general de tus permisos o bajas a 7 días vista, así como de las ausencias previstas para hoy del resto de tu equipo.

También permite personalizar la interfaz de la herramienta para darle el aspecto más parecido, en cuanto a colores y logotipos, al de productos u otras herramientas internas propias de tu empresa.

LeaveWizard

Esta plataforma destaca por la personalización, la fluidez y la simplicidad de sus funciones, busca la comodidad y la agilidad para ahorrar tiempo en los procesos. Funciona desde cualquier lugar y en todo momento con cualquier dispositivo que se descargue la app.

Es una herramienta que tiene como objetivo el incremento de la productividad de los empleados y la agilidad de gestión de los responsables, por eso elimina todos los elementos que puedan alargar los procesos.

Calendarios anuales individualizados

A menos que la empresa tenga un calendario de vacaciones corporativo ya establecido, LeaveWizard plantea un calendario anual personalizado adaptado a la situación y cargo de cada empleado. A partir de ese calendario, la herramienta puede gestionar automáticamente los permisos de vacaciones, las bajas, los días que le quedan disponibles, etc, de hasta dos años vista.

A través del reconocimiento de la ubicación de cada empleado se asignan automáticamente los días festivos locales.

Modelos de trabajo flexibles

Con la herramienta se pueden crear esquemas de horarios de trabajo flexibles en base a las necesidades de cada empleado y tipo de posición laboral. En dichos esquemas se registran y se muestran los días u horas de la semana en que trabaja cada empleado. A partir de ese modelo, los empleados pueden reservar sus vacaciones u horas de permiso y la propia plataforma sabe cuáles de ellas pueden ser reservadas, permitiendo al mando responsable no tener que dedicar tiempo a revisarlas.

La gestión de las horas extras también es sencilla y ofrece la opción de compensarlas con bolsas de horas libres a disposición del empleado.

Facilidad en la gestión de personal

La interfaz es muy visual y ordenada, los datos y la estructura organizativa del departamento se pueden comprobar a simple vista, lo que facilita que la validación de permisos y la toma de decisiones por parte del responsable del equipo sea ágil y rápida.

Los calendarios de los empleados pueden modificarse fácilmente en cualquier momento y el sistema recalcula automáticamente todas las opciones de permisos y bajas. También se pueden establecer reglas que afecten a diferentes calendarios del personal, como que determinadas personas no salgan al mismo tiempo.

Los recordatorios automáticos de las solicitudes aún no validadas ayudan al responsable del equipo a no descuidar al personal a su cargo. También envía recordatorios automatizados a los empleados informando sobre los días disponibles para que puedan hacer uso de ellos.

Se pueden elaborar informes personalizados de las vacaciones o bajas de cada empleado o de equipos completos de trabajo.

Como ves, tienes un amplio abanico de herramientas donde escoger, cualquiera de ellas garantizan unas funcionalidades útiles y adaptables para tu empresa y estamos seguros de que, escojas la que escojas, responderá satisfactoriamente a tus necesidades.