Mejores herramientas para la gestión de tareas en 2022

Las herramientas para la gestión de tareas se han convertido en una vía rápida y práctica para organizar las actividades que debe realizar un equipo de trabajo. Sin embargo, gracias a la popularidad que han ganado este tipo de aplicaciones, cualquier persona puede recurrir a ellas para llevar un control de sus ocupaciones diarias, ya sea quehaceres de la casa, recordar aniversarios de cumpleaños o las fechas de exámenes.

El uso que se le puede dar a una herramienta de gestión de tareas es ilimitado. Se adaptan a las necesidades del usuario y pueden ofrecer módulos más sofisticados para empresas. De hecho, el nicho empresarial es uno de los más beneficiados con los gestores de actividades porque pueden mejorar la producción de sus empleados, lograr que el trabajo en equipo sea dinámico y eficiente, y llevar fácilmente un control de los objetivos logrados.

Por esto es muy interesante hacer un repaso a las aplicaciones más populares del momento para que comiences a administrar tus tareas diarias de una forma automatizada.

Ya sea para ordenadores o dispositivos móviles, las aplicaciones para gestionar tareas que se mencionarán a continuación cuentan con varios aspectos que las hacen destacar del resto: son fáciles de usar, tienen un diseño intuitivo, se adaptan a las necesidades de los usuarios y permiten manejar actividades de forma dinámica.

Billage

Si lo que necesitas es una herramienta de gestión de proyectos integral que te permita utilizar y cuantificar también otras opciones de gestión, Billage es una de las más completas. Su software de gestión de proyectos te ayudará no solo con la gestión de tareas, sino también con la facturación o poder contabilizar el tiempo dedicado a cada tarea de un proyecto.

Podrás medir la productividad, crear hitos, fechas y tareas asignados a diferentes miembros del equipo y también monitorizar el tiempo dedicado a cada proyecto.

Una solución muy útil y eficiente si lo que buscas es que esté todo unificado en un mismo lugar: tareas, tiempo dedicado, gastos, facturas, emails, documentos y comentarios.

Google Keep

Para los fanáticos de los servicios de Google, Google Keep es el organizador de tareas o notas más popular de los últimos tiempos. Además de venir con el sello del gigante tecnológico, lo que la hace destacar es su poderosa herramienta de gestión de datos personales o profesionales a través de notas.

Entre sus características básicas se pueden encontrar: creación y organización de notas por medio de texto, voz o hasta imágenes tomadas en el momento o previamente. Pero lo más destacable es que cada nota creada se sincroniza automáticamente con la cuenta de Google Drive, de modo que los usuarios pueden acceder a su lista de tareas en cualquier momento.

Otro punto a favor de Google Keep es que se puede obtener de forma gratuita desde Google Play, y en caso de que se desee acceder desde un navegador web, con abrir Google Drive es posible emplear las herramientas del organizador de notas en forma de mosaico o cualquier otra forma de visualización disponible.

Microsoft To Do

Si hay una aplicación de Windows que vale la pena probar es Microsoft To Do, un organizador de listas y tareas que, adicionalmente, también se ocupa de hacer recordatorios de eventos importantes. Permite planificar las actividades diarias, administrar todo tipo de tareas, crear listas para negocios y hasta integrar Office 365 para añadir documentos a las listas.

Es una aplicación gratuita que sirve tanto para iOS y Mac, como para Android y Windows, solución perfecta para equipos de trabajo en los que cada individuo cuenta con un dispositivo diferente.

Any do

Considerada un “salvavidas” para muchos, Any Do es un programa virtual que puede hacer la vida más sencilla gracias a sus funciones prácticas y fáciles de usar. Si bien no es una aplicación nueva, es una de las populares del mercado.

Lo que hace a Any Do una de las mejores es que se puede integrar con otras aplicaciones, tales como: Google Calendar, Gmail, Google Asistente, WhatsApp, entre otras.

Además, podemos planificar cualquier actividad del día por medio de diferentes herramientas, como bloc de notas, lista de tareas, gestión de proyectos (ideal para las empresas), tableros con notas y mucho más.

Any Do es una aplicación muy completa y, si se usa en conjunto con cualquiera de las aplicaciones que puede integrar, es posible gozar de una herramienta potente que puede ser de utilidad para proyectos grandes.

Evernote

Si el objetivo es capturar información e ideas creativas al instante, Evernote es la aplicación ideal. Se trata de un organizador de notas que sirve como agenda virtual y calendario al mismo tiempo, así como también como organizador de información.

Tanto para el ámbito profesional como personal, Evernote brinda una plataforma amena que ayuda a las personas a ser más productivas y lograr el cumplimiento de sus tareas en poco tiempo. Pueden planificar cada minuto del día con la ayuda de la aplicación y, en caso de acceder a un documento importante, Evernote ofrece opciones para digitalizar documentos, almacenarlos en la nube y mucho más.

Entre sus funciones más destacadas se pueden mencionar la sincronización y organización de notas, la posibilidad de guardar webs, creación de plantillas de notas rápidas, búsqueda de documentos o cualquier otro archivo, posibilidad de obtener espacios de trabajo para varias personas, motor de búsqueda para textos redactados en alguna tarea e integración de otras aplicaciones.

Todoist

Todoist es una agenda para gestionar proyectos y cualquier otra tarea de forma rápida y sencilla. The Verge la ha llegado a nombrar como “la mejor lista de tareas del momento”, y es que con solo darle un vistazo por primera vez es evidente por qué es tan popular.

La aplicación fue pensada para organizar cualquier aspecto de la vida:

• Quehaceres de la casa
• Lista de compras de alimentos
• Deudas por pagar a fin de mes
• Proyectos académicos.

Con la aplicación también es posible adquirir un nuevo hábito o realizar una rutina de ejercicio diferente, puesto que la app podrá recordar las actividades al comienzo del día.

En cuanto al apartado visual, Todoist cuenta con una interfaz sencilla de recordar. Todas las opciones principales se encuentran con facilidad y es posible realizar cualquier tarea sin problemas. ¿Lo mejor? Tiene integración con aplicaciones que harán que la experiencia sea más completa, y estas son: Gmail, Google Calendar y Slack. Asimismo, es posible activar Alexa de Amazon para hacer tareas por comando de voz.

MinimaList

Lo simple y minimalista se unieron en la aplicación MinimaList. Es ideal para aquellos que están buscando funciones específicas, como hacer listas de tareas, colocar recordatorios, hacer listas de verificación de finalización de tareas y, por supuesto, un gestor fácil y cómodo de emplear en cualquier proyecto.

Lo curioso de la aplicación es que ofrece opciones sencillas con una estética minimalista que mantienen al usuario concentrado en las tareas pendientes. Por otro lado, otro factor que no puede faltar: MinimaList cuenta con herramientas de listas dinámicas, temporizador para llevar un control del tiempo transcurrido desde que se inició y finalizó una tarea, reconocimiento a través del TouchID o FaceID para asegurar la privacidad y seguridad de la cuenta y mucho más.

Easynote

La simplicidad es la característica principal del gestor de tareas Easynote. Es un gestor de proyectos que puede incluir múltiples tareas y cualquier otra información que sea vital para lograr los objetivos del día.

La aplicación cuenta con varias herramientas de utilidad, como creación de análisis de tareas ya terminadas, creación de subtareas dentro de tareas, control de tareas frecuentes, análisis de progreso de las actividades, seguimiento de la duración de las asignaciones, visualización de las listas de tareas creadas y mucho más.

Wunderlist

Wunderlist es una de las agendas virtuales más conocidas por su diseño sencillo e intuitivo. Con ella es posible manejar y apuntar tareas de todo tipo, llevar un control de las actividades diarias y delegar las funciones que realizará una persona en un determinado proyecto. Funciona de forma fluida, lo cual hace que al utilizar para fines laborales sea una opción muy interesante. En cuanto a su diseño, es muy simple y fluida. No hace falta una capacitación inicial para encontrar las funciones básicas y comenzar a gestionar tareas.

Por otro lado, la aplicación permite sincronizar las tareas con iPhone e iPod Touch, lo que es perfecto para llevar la agenda a todos lados sin importar que sea desde el ordenador o el móvil. Por desgracia la aplicación se encuentra descontinuada desde hace varios años, por lo que solo se pueden conseguir versiones no oficiales en Internet. Microsoft compró la empresa y a buen seguro dedican todos los recursos a Microsoft To Do. Una pena, porque era una aplicación con muchos seguidores.

Teux Deux

Disponible para Android y iOS, Teux Deux es de esas aplicaciones que no decepcionan. Se trata de una aplicación suiza que les permite a sus usuarios manejar su vida desde cualquier lugar con solo tener conexión a internet. Incluye comando de voz para escribir texto, un calendario de fechas para controlar el vencimiento de las tareas, modalidad de arrastre para pasar subtareas de una tarea a otra y varias opciones interactivas.

En cuanto al diseño de Teux Deux, destaca por su simplicidad y minimalismo, dos características que son perfectas para aquellas personas que no están familiarizadas con agendas virtuales.

Por otra parte, la aplicación es de pago, aunque les proporciona a los nuevos usuarios una prueba gratis de 30 días con el servicio completo. Una vez que ese periodo finaliza, el usuario solo podrá acceder al modo lectura de Teux Deux. Lo bueno es que el precio de la suscripción mensual no es muy alto, por ello es una excelente opción para el trabajo.

Do it (Tomorrow)

Do it (Tomorrow) es un organizador de tareas que también permite gestionar el tiempo del usuario de forma rápida y sencilla. Posee una interfaz intuitiva y simple que simulará la hoja de un bloc de papel, así que es posible incluir notas de las tareas del día o de la semana incluso.

Lo mejor de la aplicación es que permite modificar las tareas, de modo que, si no hemos podido completarla en la fecha estimada, la tarea se mueva a otro día. Esto ayuda a que los usuarios no se sientan presionados y puedan jugar con los tiempos de entrega de acuerdo a las actividades que vayan realizando.

La aplicación Do it (Tomorrow) es una buena opción para pequeñas empresas que manejan entre 15 a 20 empleados. Pueden crear tareas conjuntas para la realización de proyectos de trabajo sin problema. Disponible para Android e iOS.

Omnifocus

Si hay una aplicación que se destaca por su popularidad y prestigio es Omnifocus. Dotada con un sistema intuitivo, opciones de gestión avanzadas (como la posibilidad de incluir imágenes y mensajes de voz) y una interfaz minimalista, Omnifocus se posiciona como uno de los gestores de cosas más competitivos y buscados de la actualidad. Y, a pesar de que no tienen una versión para el sistema operativo Windows, los usuarios de Apple sí pueden disfrutar de la versión para ordenadores y móviles.

La aplicación cuenta con opciones muy útiles que los usuarios pueden aprovechar tanto a nivel personal como profesional. De hecho, para una empresa emplear Omnifocus será una excelente inversión por la cantidad de características que la aplicación ofrece para gestionar tareas y proyectos grandes.

En la tienda de aplicaciones oficiales de Apple, la Apple Store, Omnifocus se puede descargar e instalar por un cómodo (pero no económico) coste de 99 dólares al año.

Remember the Milk

La creatividad detrás de esta aplicación es suficiente razón para probarla. La experiencia de llegar a casa y haber olvidado comprar algo o realizar una diligencia es la premisa que trae Remember the Milk.

¿Quién no ha olvidado comprar la leche? Muchos, sin duda, y por ello la aplicación ofrece una interfaz completa con anexión a otros servicios como la aplicación de correo electrónico Gmail, Google Calendar y hasta la red social Twitter, de modo que sea posible tener un control de los correos, fechas de entrega de los trabajos y hasta compartir información de utilidad por medio de un tuit.

Entre sus características destacadas se encuentran: posibilidad de crear tareas compartidas, tener acceso de las actividades de otros usuarios, publicar aquellas tareas que requieran de aprobación o asesoría de otra persona, incluir notificaciones o alertas cuando las fechas de culminación estén cercas o cuando llegue una nueva asignación.

Y, así como hay cosas buenas sobre la aplicación, también hay algunos aspectos negativos que hay que mencionar: en la versión para navegadores web no incluye la mayoría de las funciones, como, por ejemplo, compartir listas de tareas con amigos o asociar la cuenta de Twitter, y mucho más.

Astrid

Una de las aplicaciones de la vieja escuela que no podía faltar en esta lista era Astrid, una aplicación minimalista, con una presentación clara e intuitiva, que les facilita a los usuarios utilizar la versión para móvil o para navegador sin ningún problema.

Además, cuenta opciones de gestión muy útiles y simples, como la posibilidad de crear listas compartidas con otras personas, añadir colaboradores a las tareas y hasta tener la oportunidad de comentar tareas de otros usuarios del mismo grupo.

Astrid ayuda a crear tareas con detalles, nivel de urgencia y herramientas de edición para crear subtareas, dejar comentarios, borrar la tarea o darla por terminada. También se puede agregar fecha de finalización, recordatorio, etiquetas, notas adicionales y funciones de notificación para incluir sonido, repetir las alarmas o hasta esconderlas por un periodo específico.

Things

Recordar las actividades del día y organizar las tareas es algo que Things ofrece a sus usuarios. Cuenta con herramientas de gestión de tareas que son increíbles, pero antes de hablar sobre ello hay que destacar algo de Things: su interfaz es sublime e intuitiva. Tiene un diseño sencillo que hace que el proceso de gestión de actividades no sea agobiante y caótico.

¿Lo mejor de Things? Sin duda las herramientas para manejar tareas por prioridad, fecha de finalización y otros factores determinantes en el trabajo en equipo, como es delegar obligaciones, controlar las asignaciones realizadas por los trabajadores e incluir los colaboradores que trabajarán en un determinado proyecto.

¿Lo peor de la aplicación? Solo está disponible para usuarios de Apple (iOS y MacOS), lo que limita un poco a las personas que utilizan móviles con Android y ordenadores con Windows u otro sistema operativo.

Producteev

Dotada con una versión gratuita bastante completa, pero ya discontinuada, Producteev es otra opción que los equipos pueden probar para gestionar sus proyectos y llevar al día cada una de las actividades cumplidas.

Otra característica destacada de la aplicación es que, además de facilitar la gestión de tareas, también cuenta con una interfaz amigable que favorece el paso de archivos, ya sea adjuntándolos o descargándolos. Y si no fuese suficiente, también simplifica el envío de correos electrónicos o mensajería instantánea en tiempo real, lo cual es muy conveniente para equipos de trabajo que necesitan estar en contacto.

Buscando tu app de tareas

La gestión de tareas nunca había sido tan sencilla como hoy. La tecnología ha supuesto un hito en el modo en que las personas viven, transformando actividades tan cotidianas como la organización de tareas en algo simple y rápido.

Las aplicaciones de gestión de tareas están diseñadas para hacer la vida más sencilla: los días de llevar una libreta con un montón de anotaciones quedó atrás. Ahora solo hay que elegir una aplicación entre las disponibles y comenzar a organizar las tareas por listas, incluir los tiempos y fechas de finalización y otros datos relevantes como la prioridad que tiene o si es compartida entre dos o más personas.