Els millors programes per gestionar les vacances en línia

Els temps canvien i, potser a causa de la competitivitat, les exigències d’alguns sectors o les noves tecnologies, cada vegada més les empreses ofereixen els seus productes i serveis de manera ininterrompuda durant tot l’any.

Així, el tradicional cartell “Tancat per vacances” ha deixat de veure’s progressivament i això ha generat més feina als responsables d’equips i als directors de recursos humans amb la gestió de les vacances del personal.

Si fa uns anys no hi havia gaire discussió -l’empresa tanca a l’agost i llestos-, actualment és precís coordinar equips i organitzar el calendari anual de les seves vacances amb meticulositat perquè sempre hi hagi gent de retenir mentre altres gaudeixen dels seus dies de descans.

Hi, here is the translation:

Hi ha molts programes de gestió de vacances per a empleats i pàgines web que ajuden les empreses a organitzar, també, les baixes per malaltia, maternitat, permisos retribuïts, visites al metge, plantilla d’horari de treball, etc. A continuació et detallarem algunes de les més completes i fàcils d’implementar a la teva companyia.

Bizneo HR

És un programari de vacances d’empleats per a empreses de qualsevol mida que inclou mòdul de control horari i gestió de torns.

La eina permet tant l’autogestió dels treballadors per a empreses més flexibles (balanç de dies, notificacions, gestió de sol·licituds) com una personalització i seguiment avançat per a polítiques de vacances més estrictes o específiques (fluxos d’aprovacions, absències parcials, mobilitat, multiconvenis, ajustos anuals…).

Alguna cosa que valoren els seus usuaris és que inclou visió per quadrants per evitar solapaments i incorpora versió app per facilitar tant el dia a dia de l’oficina com el teletreball. En definitiva, un sistema que optimitza la planificació i el control del temps de treball gràcies a una tecnologia top a l’abast de totes les empreses. A nivell d’informes, la pròpia eina genera dades d’absentisme i històric d’absències per controlar els dies treballats per la plantilla.

El sistema es pot combinar amb +10 programaris que cobreixen la gestió total del cicle de vida de l’empleat: reclutament, selecció, gestió, desenvolupament i fidelització.

Es pot provar gratuïtament amb una visita guiada i el preu s’adapta i varia en funció al nombre d’usuaris i funcionalitats a contractar.

Timetastic

Timetastic és una aplicació fàcil d’utilitzar i molt intuïtiva visualment. Cada empleat té un calendari personal i un resum dels dies disponibles per a tot l’any. Permet mantenir un seguiment dels dies lliures disponibles i planificar l’any en curs o el proper.

Es poden planificar dates amb antelació o mirar enrere per consultar les vacances que ja s’han gaudit i veure de forma molt simple quantos dies disponibles ens queden.

La línia gràfica del quadre de vacances amb el resum de totes les dates sempre està actualitzada i és molt senzilla de revisar.

Utilitzant les integracions de calendari pots sincronitzar Timetastic directament amb un calendari de la teva elecció; Outlook, Gmail i Apple són compatibles.

L’empleat ha de clicar en les dates que desitja prendre’s i la sol·licitud arriba directament al seu responsable, qui les aprova o les rebutja amb un simple clic. L’empleat rep automàticament un correu electrònic comunicant-li el resultat de la seva sol·licitud.

El responsable de l’equip pot agrupar els empleats per equips, establir el nombre mínim de personal que desitja tenir disponible i veure amb antelació les coincidències de dates sol·licitades abans d’aprovar-les.

L’empleat, a través del mur gràfic interactiu, té a simple vista el calendari dels altres membres del seu equip, d’aquesta manera pot sol·licitar els seus dies tenint en compte qui estarà treballant o no durant les dates que vol demanar-se, evitant d’entrada possibles conflictes.

Cada empleat té un horari de treball dividit en dues sessions per tenir en compte el descans per dinar. La seva setmana de treball es reflecteix en els calendaris de l’equip perquè es pugui veure qui i quan treballa.

Timetastic també mostra els dies festius de cada regió, de fet, compta amb un registre de festivitats de gairebé tot el món.

Woffu

Woffu és una plataforma de gestió de torns de treball, càlcul de vacances i baixes laborals pensada per optimitzar el temps dels empleats, facilitant la comunicació i transparència interdepartamental.

En les seves estadístiques asseguren que aconsegueixen un estalvi del 85% dels costos de gestió i garanteixen una reducció del 20% de les absències. És una eina molt orientada a facilitar les tasques i els processos dels responsables de RRHH.

Gestió de vacances i absències

Permet sol·licitar les vacances i les absències de forma ràpida i des de qualsevol lloc, amb la possibilitat d’adjuntar justificants pertinents.

Cada empleat pot veure en tot moment les vacances que li queden i planificar fàcilment els dies disponibles. També té una plantilla de sol·licitud de vacances per hores.

El responsable de l’equip valida les sol·licituds al moment amb només un clic i pot establir normes a partir de la vista calendaritzada de les dates dels empleats.

El departament de RRHH té a la seva disposició resums dels calendaris d’absències, així com informes en temps real.

Control horari i gestió de la presència

En la configuració prèvia es crea l’estructura dels horaris, amb els seus descansos i es poden crear períodes de treball rotatius. En tot moment es pot comprovar qui està present i qui absent.

El responsable està al corrent de les hores que han de treballar els empleats i aquests poden veure visualitzar fàcilment la seva jornada laboral.

L’eina realitza diàriament el descompte automàtic dels descansos i permet tornar les hores extra dels empleats.

Gestió de torns

Woffu possibilita la creació d’una quantitat il·limitada d’horaris fixos, flexibles i rotatius. Assigna fàcilment els horaris de treball als membres de cada equip i departament. A més, informa els empleats de les hores de treball assignades cada setmana.

Comunicacio interna

Els responsables d’equip poden enviar comunicats i novetats als empleats, tant de forma individual com en grup.

Gestio de documents

Contractes, nomenes, justificants, etc, es poden compartir amb els membres de l’equip de forma personalitzada i des de qualsevol dispositiu. Aquests es poden categoritzar per persona, equip o tipus de document i es poden classificar en carpetes personalitzades.

Firma digital

La firma de documentacio relacionada amb RRHH es fa de forma agil i segura, i des de qualsevol dispositiu.

Segons les estadistiques, el 76% de la documentacio es signat el mateix dia a traves de la firma digital i el 97% es realitza durant els primers 5 dies.

Informes de RRHH

La plataforma pot realitzar tot tipus d’informes i grafiques sobre absentisme laboral, baixes per malaltia, etc i calcular automaticament finiquits a traves d’informes personalitzats dels empleats. Tambe es capac de analitzar els patrons laborals de cada departament.

Sesame

Sesame es una de les eines online de gestio per al calcul de vacances i calendari anual mes importants. Entre la seva cartera de clients figuren Ikea, Puma o Galp Energia i asseguren comptar amb mes de 3000 clients.

El seu sistema es senzill, agil i segur, i busca simplificar els processos de registre i calcul de vacances, tant per als empleats, com per als responsables d’equips de treball.

Control horari

És una eina centrada en la seva app per a l’empleat, compatible amb IOS i Android, que té tot integrat, des del fitxatge geolocalitzat, fins a la sol·licitud de vacances.

Qualsevol tablet que tingui instal·lada la seva app Sesame Wall ja serveix per col·locar en un punt d’accés i que els empleats fitxin en entrar.

També ofereix sistemes de reconeixement biomètric amb empremta i facial, així com control del personal treballant en cada moment, informes i alertes de fitxatges i compliments d’horaris.

Planificació

Disposa d’un organitzador de tasques molt senzill amb el qual pots comprovar el temps que dedica l’equip a cadascuna. Amb ella, pots assignar tasques de forma individual i establir responsables de projectes. En qualsevol moment veus qui està treballant en cada tasca i projecte.

Teletreball

L’eina s’adapta còmodament al teletreball, ja que està pensada per gestionar temps i processos en remot, des de qualsevol lloc. Simplifica la feina dels equips en quant a temps i tasques per a una conciliació més eficaç.

absence.io

Mitjançant diferents plans adaptats a cada tipus d’empresa, absense.io ofereix un servei complet i senzill per gestionar les vacances, les absències i les hores fetes pels equips de treball.

Gestió de vacances

La planificació de vacances es controla i es realitza des d’una única solució de software, els processos de sol·licitud i aprovació són molt ràpids des de l’empleat cap al seu responsable i viceversa. Els empleats tenen constantment a la vista els dies que els queden de vacances, així com el calendari de la resta de l’equip amb les seves corresponents vacances. La gestió de substitucions també es realitza de forma molt clara i senzilla.

Gestio d’absencies

Pots definir els tipus d’absències segons les necessitats concretes de la teva empresa, des de baixes per malaltia fins al teletreball, tot es pot gestionar des de la mateixa plataforma amb uns pocs clics i des de qualsevol dispositiu.

Expedient de personal digitalitzat

absence.io també permet centralitzar la documentació i les dades dels membres de l’equip, tot queda emmagatzemat a la núvol i podràs accedir a la base de dades dels empleats, així com als arxius generats des de qualsevol lloc. Utilitzen una tecnologia d’encriptació que garanteix una absoluta seguretat.

Registre d’hores

Cada empleat disposa d’un compte d’usuari des d’on podrà fitxar amb un sol clic en iniciar o finalitzar la seva jornada o indicar les pauses laborals des de qualsevol terminal. Aquest sistema també permet aplicar-lo en un terminal de registre perquè els empleats fitxin amb la seva targeta d’identitat en entrar i sortir del seu lloc de treball.

Factorial

Compta amb una àmplia cartera de clients, més de 60 000 empreses utilitzen la seva plataforma, entre les quals es troben holaluz, ulabox o ecooltra. Igual que les anteriors, Factorial permet gestionar de forma automàtica sol·licituds de vacances, absències, torns, enviament de documents, etc des de la mateixa plataforma o des de la seva app, que està disponible a iOs i Android. També aporta altres funcionalitats interessants que convé destacar:

Incidències en nòmines

Es pot gestionar qualsevol assumpte relacionat amb les nòmines dels empleats, des d’altres i baixes, fins a la definició de complements i variables, passant per la sol·licitud de signatura electrònica. Permet crear informes personalitzats amb tot tipus de dades: contractes, finiquits, tipus de contractes o jornades laborals, organigrames, etc. Tots els informes es poden descarregar en format Excel.

Signatura electrònica

Permet sol·licitar les signatures electròniques dels documents que s’envien als empleats, els quals es guarden automàticament un cop han estat signats. El sistema de signatura electrònica és senzill, còmode i totalment segur.

Pla d’acollida als empleats

Facilita la planificació de les accions d’inducció a les empreses amb els seus nous empleats, la qual cosa afavoreix la seva integració de forma ràpida i còmoda. Es redueix el temps que els responsables dediquen a tasques repetitives, la qual cosa ajuda a dedicar més temps a idees que generin millors experiències als nouvinguts.

Avaluació del rendiment

Ofereix diferents mètodes d’avaluació dels empleats, des d’avaluacions 180º o 360º, autoavaluacions i avaluacions per un supervisor. També té un model de rendiment molt flexible, amb avaluacions personalitzades i editables o, si ho prefereixes, es poden crear models propis. Els empleats poden omplir les avaluacions des de la mateixa plataforma i els responsables les revisen i creen informes personalitzats de forma ràpida i fàcil.

Whosoff

Herramienta adaptable a tots els sectors, des de empreses de servei públic com escoles o hospitals, fins a petits comerços a peu de carrer, passant per companyies tecnològiques o agències de viatges.

Sol·licituds d’absències

Els dispositius mòbils són el canal principal d’ús de l’eina, juntament amb l’ordinador personal, de manera que l’empleat pot presentar les seves sol·licituds des del seu telèfon intel·ligent i els seus superiors reben la informació necessària per poder concedir el permís, sigui quin sigui. Alguns permisos es poden atorgar automàticament, segons estigui configurada l’acompte de cada empleat. També permet que els empleats informin sobre altres membres de l’equip que es trobin fora de l’oficina, per diferents motius.

Sol·licituds d’hores extres

El personal pot registrar les hores extres que ha realitzat a través de l’aplicació mòbil o a través del seu ordinador. Les sol·licituds d’hores extres s’envien al seu supervisor per a la seva ràpida validació.

Permet establir diferents tipus d’hores extres adaptant-se a les necessitats de cada empresa, des del temps de treball addicional d’un dia, fins a jornades dobles o caps de setmana. També es pot sol·licitar temps lliure a canvi de les hores extres realitzades.

Veure qui està i qui no està, o estarà

Pots saber a simple vista quins membres del departament, o de tota l’empresa, estan treballant i qui no, al mes en curs o qualsevol mes anterior, així com visualitzar les absències programades per l’any següent.

Processos en grup

Disposa d’eines per gestionar fàcilment processos de grups sencers de personal. De manera que pots gestionar permisos d’hores o dies sencers a grups grans d’usuaris, la qual cosa és molt útil i dies de vacances generals d’una empresa, com el dia de Nadal o per dies en què la companyia tanca per esdeveniments formatius del personal, per exemple.

Per a les empreses que permeten que el seu personal repliqui les vacances d’un any a un altre, WhosOff facilita la transferència d’aquests dies d’any en any i assegura que els permisos del personal es respectin correctament.

Gestió de RRHH

Els responsables de recursos humans tenen en aquesta eina pràctiques funcionalitats per a la realització d’informes del personal, com la gestió de períodes de prova, revisions trimestrals, certificats o plans de beneficis d’empresa. A més, té integrats mòduls amb informació essencial dels empleats com ara contactes d’emergència i permet que aquesta informació sigui complimentada pels propis empleats.

Informes

WhosOff inclou diversos tipus d’informes sobre els empleats, com ara informes anuals o per intervals de dates detallant els permisos o desglossant-los per tipus de vacances o baixes. Les dades de tots els informes que es poden generar amb l’eina són fàcilment exportables a .csv.

Integracions

WhosOff et permet integrar les dades del teu compte amb altres sistemes utilitzats per la teva organització, com ara calendaris o accessos directes a altres dades a través de la seva API.

Panell de control

La interfície de WhosOff és esquemàtica i agradable, es presenta amb una visió general dels teus permisos o baixes a 7 dies vista, així com de les absències previstes per avui de la resta del teu equip.

També permet personalitzar la interfície de l’eina per donar-li l’aspecte més semblant, en quant a colors i logotips, al de productes o altres eines internes pròpies de la teva empresa.

LeaveWizard

Aquesta plataforma destaca per la personalització, la fluïdesa i la simplicitat de les seves funcions, busca la comoditat i l’agilitat per estalviar temps en els processos. Funciona des de qualsevol lloc i en tot moment amb qualsevol dispositiu que es descarregui l’app.

És una eina que té com a objectiu l’increment de la productivitat dels empleats i l’agilitat de gestió dels responsables, per això elimina tots els elements que puguin allargar els processos.

Calendari anual individualitzat

A menys que l’empresa tingui un calendari de vacances corporatiu ja establert, LeaveWizard planteja un calendari anual personalitzat adaptat a la situació i càrrec de cada empleat. A partir d’aquest calendari, l’eina pot gestionar automàticament els permisos de vacances, les baixes, els dies que li queden disponibles, etc, de fins a dos anys vista.

A través del reconeixement de la ubicació de cada empleat s’assignen automàticament els dies festius locals.

Models de treball flexibles

Amb l’eina es poden crear esquemes d’horaris de treball flexibles en base a les necessitats de cada empleat i tipus de posició laboral. En aquests esquemes es registren i es mostren els dies o hores de la setmana en què treballa cada empleat. A partir d’aquest model, els empleats poden reservar les seves vacances o hores de permís i la pròpia plataforma sap quines d’elles es poden reservar, permetent al comandament responsable no haver de dedicar temps a revisar-les.

La gestió de les hores extres també és senzilla i ofereix l’opció de compensar-les amb bosses d’hores lliures a disposició de l’empleat.

Facilitat en la gestió de personal

La interfície és molt visual i ordenada, les dades i l’estructura organitzativa del departament es poden comprovar a simple vista, la qual cosa facilita que la validació de permisos i la presa de decisions per part del responsable de l’equip sigui àgil i ràpida.

Els calendaris dels empleats es poden modificar fàcilment en qualsevol moment i el sistema recalcula automàticament totes les opcions de permisos i baixes. També es poden establir regles que afectin a diferents calendaris del personal, com ara que determinades persones no surtin al mateix temps.

Els recordatoris automàtics de les sol·licituds encara no validades ajuden al responsable de l’equip a no descuidar el personal a càrrec seu. També envia recordatoris automatitzats als empleats informant sobre els dies disponibles perquè puguin fer-ne ús.

Es poden elaborar informes personalitzats de les vacances o baixes de cada empleat o d’equips complets de treball.

Com veus, tens un ampli ventall d’eines on triar, qualsevol d’elles garanteix unes funcionalitats útils i adaptables per a la teva empresa i estem segurs que, triïs la que triïs, respondrà satisfactòriament a les teves necessitats.