Les millors eines de gestió de projectes el 2022

Com el seu nom indica, una aplicació de gestió de projectes ajuda les empreses a planificar el treball i millorar la gestió de les seves tasques. Es tracta de programes informàtics amb diferents característiques depenent del tipus d’organització que en faci ús.

Hi ha programari en el núvol que abasta més tasques i automatitzacions com la facturació, però els gestors de tasques abasten totes les fases d’un projecte i permeten treballar en diverses tasques alhora. El seu principal objectiu és planificar totes les tasques necessàries perquè el projecte sigui exitós, dividint-les en petites parcel·les perquè el projecte sigui exitós, establint horaris personalitzats, gestionant els recursos humans i permetent conèixer la durada de cada tasca. A més, són molt útils per resoldre problemes com la manca de comunicació o l’intercanvi de documents.

Dilluns

La interfície de Monday és moderna i atractiva. Aquesta eina, 100% en línia, permet als usuaris planificar, organitzar i fer un seguiment dels projectes. És un programari col·laboratiu: es poden compartir arxius, comentar articles o etiquetar els membres de l’equip. El que la diferencia dels seus competidors és que aquest programari és totalment personalitzable i s’adapta perfectament a les necessitats de cada organització i, a més, ofereix diferents modes de visualització.

Els treballs en curs, les tasques planificades i processos completats es distingeixen per colors. D’aquesta manera, a simple vista es té una visió general de què ja s’ha fet i de què encara queda per fer.

El preu és diferent segons el nombre de persones de l’equip i té una versió de prova gratuïta de 14 dies.

Asana

Asana és una eina de gestió molt fàcil d’utilitzar, amb una gran varietat d’opcions i amb una versió gratuïta en la qual poden participar fins a 15 persones. Aquesta versió permet crear projectes i inclou una agenda.

No obstant això, per a organitzacions amb una plantilla més gran, la versió premium d’Asana és ideal. En ella la gestió apareix més detallada i existeix la possibilitat de fer informes, crear diagrames per il·lustrar l’evolució dels projectes, organitzar el treball segons un ordre cronològic ben definit, compartir arxius de fins a 100 Mb o fer camps personalitzats per a cada empleat. També permet inserir accessoris i interactuar a la plataforma.

Asana és exemplar pel que fa a la seguretat de les dades, ja que compta amb els servidors més segurs i eficients.

Teamwork

Teamwork és una eina que destaca per la seva senzillesa a l’hora d’utilitzar-se tot i ser un programa completíssim, perfecte per a projectes molt sofisticats. El tauler, molt intuitiu, permet veure només les tasques més recents, fet que facilita identificar els projectes prioritaris a l’instant. Els usuaris poden compartir, planificar projectes o comunicar-se, però Teamwork compta amb 3 punts clau que la fan una de les millors eines de gestió de projectes de l’actualitat:

• Integra una gran quantitat d’eines de tercers com MS Teams, Google Drive o Dropbox que agilitzen enormement el treball.
• Permet produir informes de tot tipus: sobre els horaris, la càrrega de treball o la cartera de clients.
• Inclou una pestanya de facturació que genera factures a partir de les anotacions de temps de cada tasca. Aquesta funció, a més de pràctica, aporta als clients un plus de transparència en el procés de facturació.

Es paga per cada usuari amb accés, 10 o 18 € mensuals segons el pla, tot i que també té una versió gratuïta de fins a 5 usuaris i 2 projectes.

Tamplo

Tamplo no és una eina de gestió de projectes convencional, sinó que està especialment dissenyada per connectar les actes de les reunions amb els plans d’acció establerts. És a dir, abans d’una reunió, Tamplo revisa el progrés dels seus projectes i comenta diferents accions. Un cop acabada la reunió, aquesta eina publica automàticament una fulla de ruta del que s’ha decidit a la reunió i aquesta s’envia als assistents per correu. Si el punt feble de la teva organització està en la productivitat de les reunions, sens dubte aquesta eina és la adequada.

Un altre punt fort de Tamplo és el seu servei de consultoria, que serveix de suport a mida per a tots els tipus d’equip, i la seva integració amb plataformes com Google Drive, Outlook o SAP.

Trello

Trello és una de les eines de gestió de projectes més populars i ho és per la seva accessibilitat, perquè és útil tant per a projectes propis o grupals i perquè té una opció gratuïta per sempre, és 100% en línia i es sincronitza amb dispositius iOS o Android.

Basat en el mètode Kanban, que va inventar Toyota en els anys quaranta per organitzar-se millor, Trello treballa amb un sistema de tauler, columnes (o llistes) i targetes. El tauler és l’espai en el qual es distribueixen les columnes i les targetes i a cada tauler se li pot atorgar un ús diferent. Pots configurar els taulers perquè siguin privats (només visibles a aquelles persones que han estat convidades), d’equip o organització o públic. Aquest últim mode és accessible a tothom mitjançant un enllaç, però només els membres poden editar.

Amb les llistes es creen categories indispensables per a la gestió del projecte. Poden ser tant temàtiques com per indicar l’estat o l’etapa en la qual es troba cada tasca (per fer, en curs, finalitzat). També es poden fer llistes amb la documentació bàsica per al desenvolupament del projecte. Com sempre, a Trello l’ideal és adaptar els elements a les necessitats de cadascú.

I les tasques? Aquestes s’organitzen en targetes. Cada targeta inclou tot el necessari per al desenvolupament d’una tasca concreta: els membres implicats, la descripció, les etiquetes o l’activitat, que és l’espai on es poden afegir documents, comentaris o tot allò important per al correcte progrés de la tasca.

Pel que fa als plans de preu, Trello té un pla gratuït per sempre sense límit d’usuaris, limitat a deu taulells.

Maestroprojet

Maestroprojet és una eina de gestió de projectes perfecta per a directius, ja que cobreix tota la gestió en mode col·laboratiu: planificació, comunicació, diagrames de Gantt, fites, pressupost, risc, comitès i informes. És a dir, aquest programa permet monitorar els resultats de les activitats d’una empresa i controlar, per exemple, el consum de pressupostos i recursos, recopilar les dades per fer un seguiment dels riscos identificats o difondre informes a partir de les opinions sorgides en una reunió.

Compta amb set rols diferenciats i a cada usuari se li pot assignar només un o tots aquells que siguin necessaris. Amb tots els seus servidors instal·lats a França, la protecció de les dades d’aquesta eina és un dels seus punts forts.

La seva tarifa més econòmica és de 27 € al mes per usuari.

Wrike

Wrike es una plataforma dissenyada per simplificar la gestió dels projectes dels caps d’equip i això s’aconsegueix amb un calendari interactiu on es distribueixen les tasques. La resta de l’equip pot accedir al seguiment i comentar les dades i, amb la configuració adequada, es realitzen automàticament informes de seguiment. Wrike és una solució ideal per equips que estiguin dispersos geogràficament i té solucions personalitzades per equips de màrqueting i creatius. S’integra perfectament amb Adobe Creative Cloud o Salesforce, entre altres aplicacions.

Wrike té diverses tarifes, entre elles una opció gratuïta limitada a 5 usuaris. El pla professional, de 9,8 $ al mes per usuari, inclou 5 GB d’emmagatzematge, diagrames de Gantt i l’opció de crear subtasques i panells compartibles. El pla empresarial, de 24,80 $ al mes per usuari, pot albergar fins a 200 usuaris i diverses opcions de personalització i de creació d’informes.

Per treure el màxim profit d’aquesta eina, Wrike ofereix suport per telèfon i correu electrònic i, a més, té un mòdul de formació interactiva, vídeos didàctics i seminaris web organitzats pel seu equip.

Nutcache

Orientada especialment a la gestió amb diferents clients, Nutcache és una eina molt flexible. Per exemple, pot adaptar-se als cicles de vendes o utilitzar els mètodes Kanban o Gantt, segons les teves necessitats i preferències. Un dels punts forts de Nutcache és la gestió dels pressupostos i de les hores: es poden configurar alarmes i notificacions quan hi hagi possibles sobrecostos i un cronòmetre permet comptabilitzar a la perfecció les hores dedicades a cada projecte.

Nutcache és gratuïta amb una limitació de fins a 20 usuaris, també hi ha l’opció Pro, per 6 € al mes per usuari, que inclou informes, facturació i 25 Gb d’emmagatzematge. Per últim, l’opció Enterprise, de 12 € per usuari al mes, inclou totes les opcions de la tarifa Pro més 100 Gb d’emmagatzematge, perfils de seguretat personalitzats i funcionalitats avançades en la gestió d’equips o de pressupostos, a més de perfils de seguretat personalitzats.

Wimi

Wimi es una solucio completa per gestionar equips: a més de compartir informació, poden compartir calendari, documents i discs durs, gestionar tasques, compartir calendari i a més té les funcions de missatgeria instantània i videoconferències.

Una de les característiques més destacades de Wiki és que permet un nombre il·limitat d’invitats. Aquests invitats poden ser clients o proveïdors, per exemple, i es pot assignar tasques, donar-los l’opció d’accedir als documents amb els quals han de treballar o establir terminis per a ells en el calendari. Amb la multitud d’opcions de gestió de drets d’accés, està assegurat que les persones externes a l’equip accedeixin només al que se’ls permet. Una altra de les funcions interessants del Wimi són els informes. Amb ells es pot seguir l’activitat mitjançant gràfics i, d’aquesta manera, analitzar la càrrega de treball de l’equip o obtenir estimacions sobre la finalització dels projectes.

Vivifyscrum

Basat en el mètode Scrum, aquest software ajuda a controlar tots els aspectes d’una organització, des de la gestió d’equips fins a la facturació. Cada usuari pot crear un projecte que proporcioni informació general a tots els membres de l’equip, a més de connectar diversos taulers i clients. També es poden configurar objectius sprint i prioritzar les tasques per poder arribar a aquest objectiu. En el tauler Kanban es poden personalitzar les etapes, podent establir límits de treballs en curs basats en la capacitat de l’equip.

Permet controlar també l’assistència i es pot usar en línia i instal·lar-se en Windows, Mac, iOs i Android. A més, compta amb suport directe en línia i àmplia documentació. Hi ha diverses tarifes, la més econòmica és de 96 $ anuals amb un límit de 10 usuaris.

Zoho Projects

Aquesta completa eina de gestió de projectes en línia és totalment personalitzable i cobreix totes les necessitats que la gestió d’una organització requereix. La part d’assignació de tasques inclou funcionalitats tan pràctiques com les dependències, de manera que queda explícit quines tasques s’han de completar per poder començar altres, o la automatització de tasques recurrents, molt útil per a aquelles tasques que s’han de realitzar setmanalment o mensualment.

Un altre dels punts en què destaca Zoho és en el de compartir arxius, que es poden organitzar dins de cada tasca amb carpetes. Amb aquesta funció, tots els actors implicats en cada projecte tenen l’última versió de cada document i, a més, es poden fer comentaris sobre aquests. A més amb Zoho la gestió del temps i el seguiment dels pressupostos permet calcular el cost planificat i el real de cada projecte.

Zoho té una versió gratuïta fins a 3 usuaris, una altra de 5 € per usuari al mes fins a 50 usuaris i una última de 10 € per usuari al mes.

Si vols saber més sobre aquest tema et recomanem: